Kommunale Software und Dienstleistung für Deutschland,Österreich und die Schweiz

Modernes Grünflächenmanagement in den Gartenämtern

Öffentliche Verwaltungsstrukturen, vor allem im kommunalen Bereich, unterliegen derzeit einem wachsenden Druck zur Veränderung ihrer Organisations- und Leistungsstrukturen und einer umfassenden Neuordnung ihrer Aufgabenbereiche. Um in dieser Situation den Bedürfnissen unserer modernen Gesellschaft Rechnung tragen zu können, müssen sich öffentliche Ämter hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Effektivität an privatwirtschaftlichen Gegebenheiten orientieren; ja, sie müssen diesen hinsichtlich Effektivität sogar einen Schritt vorausgehen, um sich finanzielle und personelle Gestaltungsspielräume für Maßnahmen zu schaffen, die sich nicht nur an Wirtschaftlichkeit orientieren können, aber im Sinne des Bürgers notwendig sind.

Die Rahmenbedingungen für die bevorstehenden Veränderungen sind bekannt. Als langfristig wirkende Mechanismen sind hierbei anzusehen:

-wachsende Technologisierung der Arbeitsabläufe auf der Basis von Computernetzwerken;

-ständig sich ändernde Handlungsrahmenbedingungen und damit wachsende Anforderungen an die Qualifikation des Führungspersonals;

-knappe finanzielle Spielräume infolge eines hohen allgemeinen Lebensstandards, hoher Technikkosten sowie wachsender Komplexität und darzustellender Transparenz bei Entscheidungen.

Die städtischen Ämter haben eine hervorragende Ausgangsbasis in diesem Veränderungsprozeß, wenn sie sich als eigenwirtschaftende Einheiten organisieren und eine umfassende Dienstleistung für die Bürger anbieten. Hierzu bietet sich dem städtischen Ämterverbund die Möglichkeit, eine moderne technische und technologische Ausstattung zu installieren, um ein Ämtermanagement zu ermöglichen.

Die technologisch/technische Basis muß aus einer engen Verknüpfung eines GeoinformationssystemeNetzwerks mit einem Büroinformationssysteme-Netzwerk bestehen, wobei zentrale Server städtische Basisdaten für alle Entscheidungs- und Arbeitsprozesse bereithalten. Das Netzwerkbetriebssystem Windows NT bietet hierfür eine hervorragende technische Grundlage. Über moderne Kommunikationsbausteine können so ämterspezifische Informationssysteme in das zentrale Netzwerk integriert werden und einen zentralen Datenzugriff mit einer dezentralen, ämterinternen Datenfortführung und Datennutzung verbinden. Hierdurch erübrigt sich künftig der bisher immer ergebnislos verlaufende Versuch, ein für alle städtischen Ämter nutzbares einheitliches Informationssystem zu finden.

Eine auf moderner Technologie thematisch gegliederte städtische Infrastruktur gibt den Ämtern die Möglichkeit, eigenverantwortlich über ihre technischen Lösungen zu entscheiden und somit ihre eigene Effektivität beeinflussen zu können. In den Garten- und Grünflächenämtern wird derzeit diese Problematik intensiv diskutiert. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche ämterinternen Prozesse mittels moderner Informationstechnologie sinnvoll unterstützbar sind, ohne dabei kreative Tätigkeiten zu verdrängen.

Fest steht, daß folgende Arbeitsprozesse nur mittels Informationssystemeinsatz künftig zu bewältigen sein werden:

-Vorbereitung und Auftragserteilung für Grünpflegemaßnahmen, gegliedert nach Produktgruppen (Eigenpflege, Fremdpflege);

-Erfassung und Aufbereitung von Grünpflegemaßnahmen;

-Nachkalkulationen und Bilanzierungen zu Grünpflegemaßnahmen auf Objekt-/Kostenstellenbasis;

-Abrechnung der Pflegeleistungen nach Produktgruppen;

-Analyse der Grünpflege nach Objekten, Kostenstellen, Teilnutzungen, Anlagearten, Eigentümern und Pflegebetrieben;

-Gestaltung des Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnisses bei Vergabe der Grünpflege;

-amtsinterner Informationsfluß zwischen den Mitarbeitern und zwischen Mitarbeitern und den Führungskräften;

-Öffentlichkeitsarbeit zur Grünpflege und zu den Grünanlagen.

GREENBOX *) als Modul des Geoinformationssystems GLOBUS *) ist hier ein Softwareprodukt, welches alle Voraussetzungen bietet, um als amtsinternes geografisches Informationssystem sowohl grafisch als auch sachdatenseitig die genannten Prozesse zu unterstützen (Darstellung 1). Da GREENBOX ein PC-basiertes GIS-System ist, also für jeden interessierten Nutzer mit vertretbaren Aufwänden erwerbbar, bietet es sich als Modell zur Darstellung von Managementfunktionalitäten für die Grünpflege an. Der Markt bietet natürlich auch andere GRÜN-Informationssysteme an, wobei diese sich meist nur auf die reine Sachdatenverwaltung beschränken oder sich an autonome GIS- bzw. Grafiksysteme, wie zum Beispiel ALK-Giap, anlehnen oder die gesamte Pflege- und Kontrollstrecke nicht integriert haben.

GREENBOX widmet sich aber auch einem bislang noch sehr heiklen Thema, der Erkenntnis, daß die obigen Prozesse ohne eine umfassende Datenbasis zu den Grünflächen und Bäumen nicht realisiert werden können. Das ungeschriebene kaufmännische Gesetz "Ohne Bestandsanalyse keine ordnungsgemäße Buchführung" heißt für die Grünflächenämter: Ohne den exakten Nachweis der Pflegeflächen und Bäume nach Art, Anzahl, Flächengröße und Lage kann es keine verwertbaren Planungen und Abrechnungen zu Pflegeleistungen geben. Zugegeben, der Aufbau und die Wartung der Bestandsdaten ist ein mühsamer, zeit- und kostenaufwendiger Prozeß, aber er ist die Basis für die Funktionsfähigkeit eines Grünflächenmanagements und eines Managementwerkzeugs wie GREENBOX.

Die Grünflächenabteilung der Stadt Bietigheim-Bissingen (die Stadt setzt seit 1995 GREENBOX im Gartenamt ein) kann zu dieser Problematik praktische Erfahrungen vermitteln:

"Der Bestandsaufbau und die Bestandsaktualisierung sollten in den täglichen Arbeitsablauf eingebunden sein. Gute Grundlagen für den Bestandsaufbau sind digital von Vermessungsämtern übernehmbare Katasterkarten, auf deren Basis am Bildschirm Grünflächen abgegrenzt und Bäume positioniert werden können.

Oft liegen Baupläne zu Grünanlagen vor, die in einen Katasterplan am Bildschirm eingepaßt und dann abdigitalisiert werden können. Alle städtischen Bereiche, in denen die Katasterkarten zur Grünflächenabgrenzung nicht ausreichen und keine Baupläne vorliegen, sind am effektivsten durch stereoskopische Auswertung von Luftbildern zu erfassen. Hierbei können auch bereits vorhandene Bestände hinsichtlich ihrer Geometrie und Flächengröße kontrolliert werden. Aus Luftbildern können auch Sachdaten, wie Nutzungen und vorhandene Einrichtungen, entnommen werden, wobei hier ergänzend die Vor-Ort-Begehung bzw. das Wissen der Mitarbeiter gefragt ist.

Mit dem Aufbau des Datenbestandes wurde im Juli 1995 begonnen. Zur Zeit sind etwa 40 % ins System eingebracht. Die Menge der erfaßten Daten ist immer abhängig von dem verfügbaren Grundlagenmaterial.

Wir haben hier ein wirklich effektives Arbeitsmittel eingesetzt, welches in der Handhabung leicht verständlich ist und ein leistungsfähiges CAD in Kopplung mit einer modernen Datenbank besitzt, um konsistente Datenbestände mit vertretbarem Aufwand aufzubauen. Wir sind wirklich zufrieden.

Ich kann meinen Kollegen nur empfehlen, auf einen Grafikmodul nicht zu verzichten, denn er liefert automatisch das exakte Mengengerüst zu den Grünflächen und ermöglicht lagebezogene Selektionen, unabhängig von vergebenen Ordnungsschlüsseln."

Einmal vollständig aufgebaute und permanent gepflegte Bestandsdaten sind die Grundlage für die eigentlich interessanten Prozesse des Grünpflegemanagements (Darstellung 2). Doch auch hier kann ein Geoinformationssystem nur als wirklicher Teil der Managementstruktur der Grünpflege wirksam werden, da die Erfassung der Pflegeaufwände aus Eigenpflege und Vergabe laufend ins System einfließen muß.

Hierzu wieder die Grünflächenabteilung der Stadt Bietigheim-Bissingen:

"Die gesamte Erfassung der Pflegeaufwände kann nur erfolgreich sein, wenn sie konsequent und kontinuierlich durchgeführt wird. Bei uns war vor allem eine Abstimmung und Kopplung mit dem bei uns eingesetzten Bauhofprogramm notwendig, um die Abrechnungsdaten für unsere Pflege und für die Lohnrechnung an einer Stelle einzugeben und sowohl für den "Kalkulations-/Bilanzbaustein" unseres GIS-Systems als auch für die Lohnrechnungsmodule beim Hauptamt zur Verfügung zu stellen.

Die Erfassung der Pflegeaufwände vor Ort bedarf natürlich auch einer entsprechenden Vorbereitung einschließlich eines allgemein bekannten und akzeptierten Arbeitsordnungsschlüssels. Die Arbeit unserer Pflegetrupps vor Ort darf ja nicht durch umständliche Angaben und schwer handhabbare Objektschlüsselkataloge behindert werden. Dies machte anfänglich Probleme, doch wir glauben, hier einen guten Mittelweg gefunden zu haben.

Zukünftig wollen wir die "Post"-Schnittstelle unseres GIS-Systems nutzen, um Pflege- und Kontrollangaben durch geschützte Transaktionen direkt vor Ort am Laptop zu erfassen. Dies würde dann die bisher verwendeten Formulare für die Pflegedatenerfassung erübrigen und den Informationsfluß schneller und zuverlässiger machen. Besonders hervorheben möchte ich die Möglichkeiten der schnellen Pflegedateneingabe auf Objektebene und für Repräsentationsflächen sowie die integrierte Verwaltung von Einzelobjekten und Einrichtungen (z. B. Spielplatzgeräte) auf Grünflächen einschließlich deren Kontrolle und Pflege."

Aktuelle Pflege- und Bestandsdaten sind die Grundlagen für die Nach- und Vorkalkulationsmethoden von GREENBOX. Bevorzugte Methode zur Gewinnung von Kennziffern für die Vorkalkulation ist der Weg über die Nachkalkulation bereits getätigter Pflegemaßnahmen. Der Nachkalkulationsbaustein bietet umfassende Möglichkeiten, genau differenzierte Werte zu erhalten, sprich zu steuern, welche Pflegemaßnahmen aus welchem Zeitraum wie in die Kennziffernbildung einfließen sollen. Als Ergebnis können spezifische Kennziffernblöcke festgehalten werden, deren Rahmenbedingungen für die Vorkalkulation genau definiert sind, so daß es in jedem Fall möglich ist, eine individuelle Kennziffernbasis aufzubauen und so mit den örtlichen Gegebenheiten der jeweiligen Kommune optimal angepaßt zu arbeiten.

Natürlich dient die Nachkalkulation nicht nur der Kennziffernermittlung, sondern vorrangig dem Nachweis der Mittelverwendung. Genau hier liegt der Hebel des Managements, die Kostenstruktur der Pflegemaßnahmen zeitbezogen genau analysieren zu können und entsprechende Maßnahmen betreffs solcher Entscheidungen wie

          -Eigenpflege/Vergabe,

-Einsatz von Pflegetrupps,

-Personalplanung,

-Pflegehäufigkeiten

-Pflegeintensität von Nutzungsarten/Anlagen

zu treffen (Darstellung 3).

Der Vorkalkulationsmechanismus von GREENBOX kann zum Beispiel immer dann zum Einsatz kommen, wenn Entscheidungen aus der Nachkalkulation bestimmte Umnutzungen erforderlich machen oder neue Anlagen betreffs ihres Pflegekostenaufwandes eingeschätzt werden müssen.

Die Grünflächenabteilung der Stadt Bietigheim-Bissingen hierzu:

"Bei der Nutzung der Kalkulations- und Bilanzierungsmechanismen unseres GIS sind wir natürlich noch am Anfang. Die Kennzifferngewinnung aus der Nachkalkulation kommt unserer internen Arbeitsweise sehr entgegen. Natürlich kann man auch eigene Kennziffern eingeben, aber dies wird bei uns wahrscheinlich nur dort genutzt, wo eine eigene Kennziffernbasis hinsichtlich einer verfügbaren Datenmenge nicht herleitbar ist."

Das bisher Ausgeführte reißt im wesentlichen alle für die Grünpflege wichtigen Funktionalitäten an, die ein GIS-System in diesem Bereich mindestens erfüllen muß, um als Managementwerkzeug eingesetzt werden zu können. Das GIS-System GREENBOX bietet noch eine ganze Reihe weiterer Featers, zu denen unter anderem zählen:

-weitgehend frei definierbare Datenbasis,

-tabellengestützte Dateneingabe,

-Führen eines Kontrollbuches zu Bäumen/Grünflächen,

-Führen einer Grünflächen- und Baumhistorie (grafisch und sachdatenseitig),

-komfortable SQL-Recherchemethoden mit integrierter Konzeptverwaltung,

-vollwertige grafische Recherchen (umring- und elementebasierend), verknüpft mit der SQL-Sachdatenrecherche und

-permanenter Abgleich der Konsistenz zwischen Grafik und Sachdaten sowie zwischen Bäumen/Grünflächen/Teilgrünflächen und zugeordneter Pflege/Kontrolle.

Zum Abschluß gehört noch mal das Wort dem Praktiker aus dem Gartenamt:

"GREENBOX ist aus unserer Sicht ein wirklich gut auf die Belange des Gartenamtes zugeschnittenes geografisches Informationssystem. Interessant dürfte sein, daß der Sachdatenmodul auch völlig autonom betrieben werden kann.

Besonders hat uns gefallen, daß die Flexibilität des Entwicklers betreffs der Anpassung von Teilmodulen an unsere Notwendigkeiten zu keinen Problemen bei der Einführung und Nutzung des GIS geführt haben. So konnten wir zum Beispiel unsere alten Baumsachdaten ohne zusätzlichen Aufwand im Zuge der Neudigitalisierung unseres Baumbestandes mit in die bei der Digitalisierung automatisch angelegten Baumsachsätze übernehmen. Diese automatische Übernahme ermöglicht ein Zusatzmodul aus dem Schnittstellenfond des GIS.

Genauso problemlos haben wir die vom staatlichen Vermessungsamt zur Verfügung gestellten Katasterblätter digital übernommen und können diese als Hintergrundfigur variabel handhaben. Der Schnittstellenfond deckt sowohl grafische als auch Sachdatenübergaben an andere Informationssysteme ab und dürfte auch in anderen Städten eine einfach Einpassung des GIS in die vorhandene und künftige EDV-Landschaft ermöglichen.

Wir möchten jedoch auch anmerken, daß der durch GREENBOX abgedeckte Aufgabenbereich sich sinnvollerweise auf die Kernprobleme im Gartenamt, sprich die Bestandsdatenführung zu Grünflächen und Bäumen sowie auf die gesamte Problematik der Pflegeaufwandserfassung, -abrechnung der Vergabe und Kalkulationsplanung sowie auf die Kontrollen konzentriert. Alle peripheren Aufgaben, wie zum Beispiel die Lohnabrechnung und die Bauhofabrechnungen, werden den dafür bereits vorhandenen Softwareprodukten überlassen. Natürlich mit gesicherten Schnittstellen zu diesen Produkten."

* GREENBOX (Aktueller Produktname ist InfraGrün) und GLOBUS sind eingetragene Warenzeichen der GLOBUS  Informationssysteme GmbH, 71384 Weinstadt

GLOBUS-Informationssysteme GmbH, Monreposstraße 55, 71634 Ludwigsburg

Tel.: (07141) 6439405, Fax.: (07141) 6439406